Documentele unei firme sunt parte integrantă din identitatea acesteia și din parcursul ei de dezvoltare. Există documente care țin de activitatea contabilă a firmei, documente care reflectă activitatea angajării de resurse umane sau documente juridice, iar fiecare dintre acestea sunt foarte importante pentru companii. Depozitarea acestor documente este un proces complex, care necesită cunoașterea legii, dar și cunoașterea nevoilor specifice ale companiei pentru fiecare domeniu de activitate în parte. Află cum decurge acest proces și care sunt aspectele principale care vizează depozitarea, atunci când aceasta este realizată cu o firmă specializată.
Pasul 1. Pregătirea documentelor
Depozitarea și procesul de arhivare documente companie nu se fac întâmplător, ci parcurgând câteva etape premergătoare. Una dintre aceste etape este cea de pregătire a documentelor, care are în vedere preluarea și mai apoi verificarea fiecărui tip de document în parte. Mai exact, documentele sunt preluate de la sediul firmei de către o echipă specializată, care le manipulează cu grijă până la sediul în care se face sortarea, ordonarea și inventarierea propriu-zisă.
În vederea realizării procesului de depozitare arhiva, documentele sunt sortate, deoarece este necesară o analiză prealabilă a acestora. Este nevoie de identificarea corectă a fiecărei categorii, pentru ca fiecare document să fie anexat acolo unde îi este locul. În plus, în această etapă pot fi identificate documentele cu termen de păstrare depășit sau care urmează să expire, așa cum este definit termenul de păstrare conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Nomenclatorului Arhivistic al societății.
Documentele sunt mai apoi ordonate și inventariate în vederea arhivării corecte, iar acest lucru contează foarte mult deoarece oferă o organizare eficientă a documentelor, pentru ca acestea să poată fi găsite cu o mai mare ușurință.
Pasul 2. Realizarea unei baze de date cu documentele pregătite și inventariate
O bază de date îți permite întotdeauna să găsești cu o mai mare ușurință informațiile de care ai nevoie, tocmai pentru că aceasta presupune o ordine bine definită. Pentru a putea fi introduse în baza de date, documentele se organizează în dosare și cutii de arhivare care primesc un număr de identificare, în funcție de care pot fi căutate atunci când este nevoie de acestea. Nu uita că la această bază de date nu vor avea acces decât persoanele desemnate, așa că nu va trebui să îți faci griji cu privire la siguranța datelor, deoarece aceasta este complet asigurată, atunci când lucrezi cu profesioniști.
Pasul 3. Transportul documentelor la locația de depozitare
Dacă ai optat pentru arhivarea documentelor în format electronic, acestea sunt stocate pe servere dedicate și protejate prin sisteme profesionale de siguranță. Pentru arhivarea fizică este nevoie de transportul documentelor la unul dintre punctele de depozitare, acest lucru asigurându-se de către firma cu care lucrezi pentru arhivarea actelor. Procedând în acest fel asiguri integritatea documentelor și siguranța acestora, atât în timpul manipulării, cât și în timpul transportului și depozitării.
După ce documentele sunt depozitate, acestea pot fi consultate atunci când ai nevoie de ele. De exemplu, Arhivatorul.ro asigură la cerere, acces rapid la documentele depozitate. Termenele de eliberare sunt de 2 ore pentru documente electronice și 24 de ore pentru cele fizice, cu livrare la sediul companiei sau instituției. Lucrând cu o firmă specializată asiguri integritatea și siguranța documentelor, dar și respectarea cerințelor și a reglementărilor legale.